Cómo escribir un correo electrónico

Escribir un correo es simple, sin embargo no está de más dar un repaso a algunas de las normas básicas que debemos seguir para que nuestros mensajes cumplan mínimamente el objetivo propuesto: que sean respondidos.

Asegúrate de que estás escribiendo a la persona correcta

Verifica siempre que has escrito bien la dirección en el campo correspondiente. Hoy día, prácticamente todos los servicios integran la función de autocompletado en el campo de dirección, de manera que si has escrito o recibido un correo de esa persona anteriormente, te aparecerá la dirección de manera automática. Pero esto no es garantía para no cometer errores: basta con que haya dos personas cuyo nombre o apellido comiencen igual para que, con las prisas, metamos la pata.

Asegúrate de que tu correo llegará a todos a quienes debe llegar

Cuando un correo es dirigido a varias personas, nosotros entre ellas, y queremos que nuestra respuesta le llegue a todos, debemos usar el botón “Responder a todos”. En ocasiones, con las prisas no nos damos cuenta y sólo se lo enviamos a una persona. Esto puede agravarse si el destinatario no se da cuenta del error y continua conversando con la otra persona pensando que los demás lo están leyendo. Por lo tanto, no te olvides de asegurarte de que pulsas el botón correcto.

Saluda adecuadamente

Si no hay confianza con la persona a la que escribes, utiliza los saludos convencionales que se han utilizado en las cartas de toda la vida como “Estimado sr.”.

Despídete de buena manera

De la misma forma, si no hay familiaridad, despídete bien, con un “Un saludo cordial”, “Saludos” y formas similares, un poco impersonales pero educadas.

Añade información

Si la persona a la que escribes no te conoce de nada, preséntate primero. Si puedes añadir enlaces acerca de ti, mejor. Por ejemplo: “Mi nombre es Gregorio Casillas y escribo en el blog “talpascual” acerca de literatura”. El nombre del blog estaría enlazado al blog en cuestión, claro está.

No escribas todo en mayúsculas

Por convención, las mayúsculas equivalen a gritar. Escribir un correo todo en mayúsculas equivale a decir todo a gritos. Ni siquiera las utilices para enfatizar una frase o una palabra: para eso están las negritas.

Usa bien los signos de puntuación

Ayudará a que se te entienda mejor. Un punto o una coma puestos en el lugar incorrecto, o directamente ausentes, pueden llevar a que no se entienda bien lo que quieres decir o incluso que se malentienda.

Separa los párrafos con líneas en blanco

Vamos, lo que popularmente se dice “dar un enter”. De esta manera, los párrafos no quedarán amontonados y no se convirtirán en un sólo bloque difícil de leer.

Dale formato a tu texto

No es cuestión de que hagas un diseño espectacular, sino de que utilices las herramientas de formato para conseguir que tu texto sea más legible y que comunique mejor lo que deseas transmitir. Usa negritas, cursivas, viñetas, sangrías, etc.

Borra el contenido del correo al que respondes

Al darle al botón de “responder”, automáticamente se incorpora el contenido o parte del mismo al final del correo que estamos escribiendo. No es buena idea dejar todo eso ahí. Lo mejor es dejar las partes a las que queremos responder, rebatir o puntualizar y borrar el resto. De esa manera, el destinatario sabrá a que nos estamos refiriendo concretamente. Hay servicios de correo (como Gmail) que anidan los correos, mostrando los que tienen el mismo asunto todos juntos, como una conversación. En estos casos, no es necesario dejar ninguna parte del contenido original a menos que lo que queramos decir sea sobre alguna parte muy concreta.

Se concreto

No divagues y ve al grano. No solamente en consideración al tiempo de tu interlocutor, sino también por lo cansado que resulta leer en pantalla.

No adjuntes, enlaza

Evita saturar el correo de tu destinatario. Si lo que deseas es compartir un vídeo o una presentación que está disponible en la web, añade el enlace donde se encuentra en lugar de descargar y enviar.

Da entonación con emoticonos

Si bien no conviene abusar, el uso de emoticonos es adecuado cuando hay confianza y especialmente entre personas que sólo se conocen virtualmente y no en persona. Siempre, se deben usar moderadamente, sólo para clarificar frases que se pudieran malinterpretar y no como adorno del texto. El uso de emoticonos va en función de la cercanía: nunca los uses con personas a las que no conoces o con las que no tienes un grado mínimo de confianza.

No seas excesivamente formal

Especialmente si la persona con la que contactas es alguien habitual en los medios 2.0 (blogs, redes sociales, Twitter…), ya que está más acostumbrada a un trato más relajado, que no irrespetuoso, ojo. De todas formas, el exceso de formalidad conduce a construcciones más enrevesadas, haciendo tu correo más largo. Y ya ves lo que pone tres puntos más arriba.

Imagen CC de Tim Morgan.

Sobre el autor: Iván Lasso reconoce que a veces se le va la mano en la extensión de sus correos cuando no toma su medicación . Puedes seguirle en Twitter, Facebook, en su blog de informática en cómic o en su blog personal.